Datenschutzhinweise zur virtuellen Hauptversammlung 2022 und zur Nutzung des InvestorPortals

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

CECONOMY AG (CECONOMY)
Kaistraße 3
40221 Düsseldorf
Email: info_at_ceconomy.de

Fragen zu diesem Hinweis oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie auch an den Datenschutzbeauftragten der CECONOMY adressieren unter datenschutz_at_ceconomy.de.

Welche Kategorien von Daten werden verarbeitet, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage erfolgt die Verarbeitung?

a) Zum Betrieb des für die virtuelle Hauptversammlung erforderlichen InvestorPortals sowie zur Legitimation der Aktionäre und Vertreter gegenüber der Gesellschaft verarbeitet die CECONOMY AG insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Vor- und Nachname,
  • Anschrift,
  • Aktienanzahl,
  • Aktiengattung,
  • Besitzart der Aktien,
  • Nummer der Anmeldebestätigung,
  • Anlagedatum,
  • Aktionärsnummer,
  • Registerdaten,
  • Eintrittskarten,
  • Logindaten,
  • Nationalität und Sprache,
  • Zeit und Ort des Zugangs sowie ggf. der Abmeldung der Person aus dem InvestorPortal sowie etwaige damit verbundene Handlungen, wie Vollmachtserteilungen,
  • Zeit, Ort und Inhalt der Nutzung des Fragerechts und ggf. der Nachfragemöglichkeit, der Widerspruchsmöglichkeit, der Stimmabgaben, über das InvestorPortal, jeweils in Verbindung mit den Daten zur Identität der Aktionäre und ggf. Vertreter,
  • Zeit, Ort und Inhalt von Anträgen und Wahlvorschlägen, jeweils in Verbindung mit den Daten zur Identität der Aktionäre und ggf. Vertreter.

CECONOMY verarbeitet die vorgenannten Daten, um teilnahmeberechtigten Aktionären und/oder ihren Vertretern die Teilnahme an und die Ausübung von Rechten im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Daten der Aktionäre und / oder ihrer Vertreter werden verarbeitet, um den aktienrechtlichen Pflichten zur Zulassung und Erfassung von Personen zur Hauptversammlung zu entsprechen. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung sowie zur Ermöglichung der Teilnahme von Aktionären und Vertretern an der Hauptversammlung nach §§ 118 ff. AktG zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten insoweit ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit den Bestimmungen des Aktiengesetzes sowie im Falle der virtuellen Hauptversammlung des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („Covid-19-Gesetz“).

Die gesamte Hauptversammlung wird als virtuelle Hauptversammlung auch in Bild und Ton in Echtzeit über das InvestorPortal übertragen (sog. „Livestream”). Das InvestorPortal ist ausschließlich für ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre und deren Bevollmächtigte zugänglich, die die über die dafür erforderlichen Zugangsdaten verfügen, sowie für die CECONOMY und deren Vertreter, Beauftragte oder Dienstleister, die bei der Durchführung der Hauptversammlung mitwirken. Wenn ein Aktionär oder sein Bevollmächtigter sich über die im InvestorPortal vorgesehenen Funktionen an der Hauptversammlung – insbesondere mittels des Uploads von Videobotschaften – beteiligt, kann es sein, dass dieser im hierfür erforderlichen Umfang in Bild und Ton in der Hauptversammlung wahrnehmbar wird. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang dient auch dem berechtigten Interesse der CECONOMY an einer reibungslosen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der virtuellen Hauptversammlung. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

b) Beim Besuch des InvestorPortals werden Daten über den Zugriff auf das InvestorPortal und die Nutzung des Portals, wie Zugangsdaten zu diesem und Server-Log-Dateien (Name der abgerufenen Dateien, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Meldung, ob der Abruf erfolgreich war, Typ des verwendeten Webbrowers, Referrer URL (die zuvor besuchte Webseite), IP-Adressen, sowie Zeitstempel des Logins und Logouts im InvestorPortal, die vom Webbrowser übermittelt werden, verarbeitet.

Während des Besuchs der Webseiten des InvestorPortals werden mit der sogenannten Local Storage Technik kleine Datenpakete im Cache des Webbrowers gespeichert. Die Verarbeitung dieser Informationen ist zur Gewährleistung der Funktionalität und Sicherheit des InvestorPortals erforderlich. Im Einzelnen handelt es sich um Authentifizierungs- sowie Sitzungsdaten eines Benutzers nach dessen Login auf dem InvestorPortal, sodass der Benutzer auch nach einem Wechsel auf eine andere Seite des InvestorPortals angemeldet bleibt und seine benutzerbezogenen Konfigurationen der Portal-Funktionen (z.B. die ausgewählte Sprache) während der Sitzung beibehalten werden. Des Weiteren wird aus Sicherheitsaspekten ein Login-Zeitstempel gesetzt, welcher gewährleistet, dass nach 30 Minuten Inaktivität ein automatischer Logout des jeweiligen Accounts erfolgt. Die Datenverarbeitung steht im berechtigten Interesse der CECONOMY an einer funktionstüchtigen und sicheren Bereitstellung des InvestorPortals und seiner Funktionen. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ermöglicht CECONOMY, Aktionären und / oder ihren Vertretern im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung einen gesicherten Zugang zum InvestorPortal zu gewähren und das Portal sicher und störungsfrei betreiben zu können. Rechtsgrundlage der Verarbeitungen ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S.1 lit f) DSGVO.

c) Schließlich erfolgt die Verarbeitung der Daten zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Pflichten der CECONOMY, wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c) DSGVO in Verbindung mit den relevanten Rechtsvorschriften.

d) Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit der CECONOMY in Kontakt treten, verarbeitet CECONOMY zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die erforderlich sind, um die Identität und Berechtigung des Anfragers zu verifizieren und etwaige Anliegen zu beantworten (etwa die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten, wie z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer).

CECONOMY verarbeitet die oben genannten Datenkategorien zum Zweck der Erfüllung aktienrechtlicher Pflichten der CECONOMY, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit c) DSGVO. Zudem dient der Verarbeitung dem Zweck, adressierte Fragen der Aktionäre und / oder ihrer Vertreter zu beantworten, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit b) und c) DSGVO.

e) Daneben kann die Verarbeitung von personenbezogenen Aktionärsdaten dem berechtigten Interesse der CECONOMY an einer effektiven Rechtsverteidigung in etwaigen Verfahren dienen. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist in diesem Fall ebenfalls Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

f) CECONOMY verarbeitet überdies Video- und Bildmaterial der Aktionäre und/ oder ihrer Bevollmächtigten, sofern sie von der Möglichkeit Gebrauch gemacht haben, mittels Videobotschaft zur Tagesordnung Stellung zu nehmen und hierzu ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO erteilt haben.

Welche Cookies werden eingesetzt?

Beim Besuch der Webseite des InvestorPortals kommen überdies die technisch notwendigen Cookies X-XSRF-TOKEN und .AspNetCore.Antiforgery.8-SwGiRsH58 des Anbieters Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München, zum Einsatz, die eine sichere Verbindung zwischen dem InvestorPortal und Q-Live gewährleisten. Bei den Cookies handelt es sich um kleine Datenpakete, die als Textdateien vom Webbrowser auf der Festplatte des Endgeräts gespeichert werden. Die hier eingesetzten Cookies werden als sogenannte Session-Cookies nach Beendigung der jeweiligen Sitzung unmittelbar gelöscht.

Die Datenverarbeitung steht im berechtigten Interesse der CECONOMY an einer funktionstüchtigen und sicheren Bereitstellung der Seiten des InvestorPortals gem. Art.  6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.

Aus welchen Quellen stammen die Daten und welche Kategorien von Empfängern erhalten sie?

CECONOMY bzw. etwaige beauftragte Dienstleister erhalten die personenbezogenen Daten der Aktionäre und / oder ihrer Vertreter teils über die Anmeldestelle von den Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung ihrer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken) auf deren Initiative, insbesondere personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Anmeldungen und Anforderungen von Anmeldebestätigungen. Personenbezogene Daten aus der Aktivität als Aktionär oder Vertreter oder sonstiger Teilnehmer an der Hauptversammlung erhält CECONOMY aus den Informationen, die im Rahmen der Nutzung des InvestorPortals, insbesondere der darüber eröffneten Rechte und Mitwirkungsmöglichkeiten, anfallen.

Welche Kategorien von Empfängern erhalten personenbezogene Daten?

Zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung bedient sich CECONOMY im Wesentlichen der Unterstützung einiger Mitarbeiter des Rechtsbereichs der CECONOMY sowie einiger externer Dienstleister. Letztere sind insbesondere

  • die DZ Bank AG, Frankfurt am Main, die als Anmeldestelle fungiert,
  • die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, München, die u.a. Anmeldeverzeichnisse erstellt, das InvestorPortal betreut und verwaltet sowie das Q&A-System für die Erfassung und Koordination von Aktionärsfragen technisch betreibt,
  • die wige SOLUTIONS GmbH & Co. KG, die die Media-Cloud für den Upload von Videobotschaften betreut und verwaltet, sowie
  • etwaige rechtliche Berater, wie Rechtsanwälte und Notare.

Mit eingesetzten externen Dienstleistern bestehen den geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen genügende Vereinbarungen zum Datenschutz.

Schließlich werden in der Hauptversammlung die Namen von Aktionären und / oder deren Vertretern verlesen, soweit sie Fragen gestellt haben und einer Namensnennung im Zusammenhang mit der Fragenbeantwortung im InvestorPortal gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit a) DSGVO zugestimmt haben.

Die im Rahmen des § 129 Abs. 1 S. 2 AktG im zugänglich zu machenden Teilnehmerverzeichnis zu veröffentlichenden Daten können schließlich über das InvestorPortal neben ausgewählten Mitarbeitern der CECONOMY und externen Dienstleistern auch von Teilnehmern der Hauptversammlung eingesehen werden (vergl. § 129 Abs. 4 Satz 1 AktG). Des Weiteren ist gemäß § 129 Abs. 4 Satz 2 AktG jedem Aktionär bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren. In Einzelfällen kann die CECONOMY AG schließlich verpflichtet sein, personenbezogene Daten Behörden oder sonstigen staatlichen Stellen zugänglich zu machen. Dies wird sie nur aufgrund entsprechender gesetzlicher Grundlage tun.

Wie lange werden personenbezogene Daten gespeichert?

CECONOMY verarbeitet personenbezogene Daten für die Dauer der (virtuellen) Hauptversammlung und damit verbundenen (nachfolgenden) Tätigkeiten und löscht personenbezogene Daten im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen.

Welche Betroffenenrechte haben Sie?

Betroffene können sich jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den unten genannten Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten der CECONOMY wenden, um ihre Rechte nach Kapitel III der DSGVO im gesetzlich vorgesehenen Umfang geltend zu machen. Dazu zählen

  • das Recht, Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO),
  • das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
  • das Recht, die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
  • das Recht, die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO),
  • das Recht, personenbezogene Daten, die der CECONOMY zur Verfügung gestellt wurden, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu halten (Art. 20 DSGVO),
  • das Recht der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten eine einmal erteilte Einwilligung gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für Zukunft widerrufen zu können.

Soweit CECONOMY personenbezogene Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit f) DSGVO verarbeitet, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung gem. Art. 21 DSGVO einzulegen. In diesem Fall wird CECONOMY die betroffenen Daten nur dann weiterverarbeiten, wenn CECONOMY zwingende und anwendbare Gründe für die Verarbeitung, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, geltend machen kann oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Abwehr von Rechtsansprüchen dient. Der Widerspruch kann formlos erfolgen und ist an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.

Aktionäre und Aktionärsvertreter erreichen den Datenschutzbeauftragten der CECONOMY AG unter:

CECONOMY AG
Datenschutzbeauftragter
Kaistraße 3
40221 Düsseldorf
E-Mail: datenschutz_at_ceconomy.de

Betroffene haben ferner das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO).

Die für die CECONOMY zuständige Behörde ist:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen,
Postfach 20 04 44,
40102 Düsseldorf.

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