Datenschutzhinweise zur ordentlichen Hauptversammlung 2024 sowie zur Nutzung des InvestorPortals

Verantwortliche für die Datenverarbeitung

Verantwortlich gem. Art. 4 Nr. 7 Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – „DSGVO“) für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der ordentlichen Hauptversammlung 2024 (im Folgenden: „Hauptversammlung“) sowie im Rahmen der Nutzung des InvestorPortals ist die

CECONOMY AG
Kaistraße 3
40221 Düsseldorf
E-Mail: hv2024_at_ceconomy.de

Verarbeitete personenbezogene Daten

Zum Betrieb des für die Hauptversammlung erforderlichen InvestorPortals sowie zur Legitimation der Aktionäre und gegebenenfalls ihrer Bevollmächtigten gegenüber der Gesellschaft verarbeitet die CECONOMY AG insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten ihrer Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigten:

• Vor- und Nachname,
• Anschrift,
• ggf. E-Mail-Adresse,
• ggf. Telefonnummer,
• Aktienanzahl,
• Besitzart der Aktien,
• Depotnummer,
• Eindeutige Kennung des Aktionärs bzw. Bevollmächtigten,
• ggf. Erteilung von Vollmachten,
• Nummer der Eintrittskarte,
• Internet-Zugangscode für das InvestorPortal,
• Zeit und Ort des Zugangs sowie ggf. der Abmeldung der Person aus dem InvestorPortal, 
• Zeit, Ort und Inhalt der Ausübung von Aktionärsrechten vor und während der Hauptversammlung (z.B. Vollmachtserteilung, Erteilung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter), jeweils in Verbindung mit den Daten zur Identität der Aktionäre und ggf. Bevollmächtigten,
• technische Daten im Rahmen der Nutzung des InvestorPortals (z.B. IP-Adresse, Cookies), (siehe unten Abschnitt „Technische Datenverarbeitungen im InvestorPortal (einschließlich Cookies“)), sowie
• ggf. weitere personenbezogene Daten, die der CECONOMY AG durch die Aktionäre oder deren Bevollmächtigte bereitgestellt werden.

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Grundsätzlich ist die Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die ordnungsgemäße Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung (einschließlich der Kommunikation mit den Aktionären und/oder ihren Bevollmächtigten) erforderlich. Dazu gehört die Ermöglichung der Teilnahme der Aktionäre und/oder ihrer Bevollmächtigten an der Hauptversammlung sowie die Ermöglichung der Ausübung von Aktionärsrechten vor und während der Hauptversammlung (z.B. Vollmachtserteilung oder Erteilung von Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter). Darüber hinaus dient die Verarbeitung der Erfüllung weiterer mit der Hauptversammlung verbundenen gesetzlichen Vorgaben (z.B. Anmeldung der Hauptversammlungsteilnehmer, Dokumentation von Abstimmungsergebnissen, Erstellung des Teilnehmerverzeichnisses). Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c) DSGVO in Verbindung mit §§ 118 ff. AktG sowie weiteren gesetzlichen Verpflichtungen der CECONOMY AG zur Datenverarbeitung zum Zweck der Hauptversammlung aus dem Aktien-, Aufsichts-, Steuer- und Handelsrecht. 

Die Verarbeitung dient zudem dem berechtigten Interesse der CECONOMY AG an einer reibungslosen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung. Daneben kann die Verarbeitung dem berechtigten Interesse der CECONOMY AG an einer effektiven Rechtsverteidigung dienen (z.B. im Fall von Streitigkeiten über die Rechtmäßigkeit von Hauptversammlungsbeschlüssen). Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist daher auch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. 

Aktionäre und Bevollmächtigte sind verpflichtet, die personenbezogenen Daten zur Erreichung der o.g. Zwecke bereitzustellen. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten kann rechtliche Nachteile haben, zum Beispiel dass Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte ihre im Zusammenhang mit der Hauptversammlung bestehenden Rechte nicht ausüben können.  

Technische Datenverarbeitungen im InvestorPortal (einschließlich Cookies)

Beim Besuch des InvestorPortals werden (teils personenbezogene) Daten über den Zugriff auf das InvestorPortal und die Nutzung des Portals wie Zugangsdaten zum Portal und Server-Log-Dateien verarbeitet (z.B. Name der abgerufenen Dateien, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Meldung, ob der Abruf erfolgreich war, Typ des verwendeten Webbrowsers, Referrer URL (die zuvor besuchte Webseite), IP-Adressen sowie Zeitstempel des Logins und Logouts im InvestorPortal, die vom Webbrowser übermittelt werden). 

Während des Besuchs der Webseiten des InvestorPortals werden mit der sogenannten Local Storage Technik kleine Datenpakete im Cache des Webbrowsers gespeichert. Die Verarbeitung dieser Informationen ist zur Gewährleistung der Funktionalität und Sicherheit des InvestorPortals erforderlich. Im Einzelnen handelt es sich um Authentifizierungs- sowie Sitzungsdaten eines Benutzers nach dessen Login auf dem InvestorPortal, sodass der Benutzer auch nach einem Wechsel auf eine andere Seite des InvestorPortals angemeldet bleibt und seine benutzerbezogenen Konfigurationen der Portal-Funktionen (z.B. das Handeln als Bevollmächtigter) während der Sitzung beibehalten werden. Des Weiteren wird aus Sicherheitsaspekten ein Login-Zeitstempel gesetzt, welcher gewährleistet, dass nach 30 Minuten Inaktivität ein automatischer Logout des jeweiligen Accounts erfolgt. Die Datenverarbeitung steht im berechtigten Interesse der CECONOMY AG an einer funktionstüchtigen und sicheren Bereitstellung des InvestorPortals und seiner Funktionen. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ermöglicht der CECONOMY AG, Aktionären und/oder ihren Bevollmächtigten im Rahmen der Hauptversammlung einen gesicherten Zugang zum InvestorPortal zu gewähren und das Portal sicher und störungsfrei betreiben zu können. Rechtsgrundlage der Verarbeitungen ist insoweit Art. 6 Abs. 1 S.1 lit f) DSGVO. 

Beim Besuch der Webseite des InvestorPortals kommen überdies die technisch notwendigen Cookies X-XSRF-TOKEN und AspNetCore.Antiforgery.8-SwGiRsH58 des Anbieters Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, Elsenheimerstr. 61, 80687 München, zum Einsatz, die eine sichere Verbindung zwischen dem InvestorPortal und der im Hintergrund aktiven Software für die Bearbeitung von Aktionärseingaben (Q-Live) gewährleisten. Bei den Cookies handelt es sich um kleine Datenpakete, die als Textdateien vom Webbrowser auf der Festplatte des Endgeräts gespeichert werden. Die hier eingesetzten Cookies werden als sogenannte Session-Cookies nach Beendigung der jeweiligen Sitzung bzw. Schließen des Browsers unmittelbar gelöscht. Die Datenverarbeitung für diese technisch notwendigen Cookies steht im berechtigten Interesse der CECONOMY AG an einer funktionstüchtigen und sicheren Bereitstellung der Seiten des InvestorPortals gem. § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikations-Telemedien-Datenschutzgesetz und Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. 

Herkunft der personenbezogenen Daten

Sofern die personenbezogenen Daten nicht direkt von den betroffenen Aktionären und/oder ihren Bevollmächtigten bereitgestellt wurden, werden diese über die Anmeldestelle von den Finanz- oder Kreditinstituten der Aktionäre, die diese mit der Verwahrung ihrer Aktien beauftragt haben (sog. Depotbanken), auf deren Initiative bereitgestellt. Das betrifft insbesondere personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Anmeldungen und Anforderungen von Anmeldebestätigungen.

Daneben erhält die CECONOMY AG personenbezogene Daten, die aus der Nutzung des InvestorPortals resultieren.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Zur Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung bedient sich CECONOMY AG im Wesentlichen der Unterstützung eigener Mitarbeiter sowie einiger externer Dienstleister in der EU. Letztere sind insbesondere  

• die DZ Bank AG, Frankfurt am Main, die als Anmeldestelle fungiert,

• die Computershare Deutschland GmbH & Co. KG, München, die u.a. Anmeldeverzeichnisse erstellt, das InvestorPortal betreut und verwaltet,

• die MESSE ESSEN GmbH, Essen, die bestimmte technische Dienstleistungen wie Veranstaltungs- und Kameratechnik bereitstellt, sowie

• etwaige rechtliche Berater, wie Rechtsanwälte und Notare.

Mit den eingesetzten externen Dienstleistern bestehen – soweit rechtlich erforderlich – nach den geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechende Vereinbarungen zum Datenschutz.

Die gem. § 129 Abs. 1 S. 2 und 3 AktG im zugänglich zu machenden Teilnehmerverzeichnis und zu veröffentlichenden personenbezogenen Daten können über das InvestorPortal neben ausgewählten Mitarbeitern der CECONOMY AG und externen Dienstleistern auch von Teilnehmern der Hauptversammlung eingesehen werden (vgl. § 129 Abs. 4 Satz 1 AktG). Des Weiteren ist gemäß § 129 Abs. 4 Satz 2 AktG jedem Aktionär bis zu zwei Jahre nach der Hauptversammlung Einsicht in das Teilnehmerverzeichnis zu gewähren.

In Einzelfällen kann die CECONOMY AG schließlich verpflichtet sein, personenbezogene Daten Behörden oder sonstigen staatlichen Stellen zugänglich zu machen. Dies wird sie nur aufgrund entsprechender Aufforderung und gesetzlicher Grundlage tun.

Speicherdauer

Die CECONOMY AG verarbeitet personenbezogene Daten für die Dauer der Hauptversammlung und damit verbundenen (nachfolgenden) Tätigkeiten und löscht personenbezogene Daten im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen gerichtlichen, außergerichtlichen oder behördlichen Verfahren (z.B. Beschlussmängelklagen) benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten bestehen (z.B. nach dem AktG, dem HGB oder der AO).

Betroffenenrechte nach der DSGVO

Betroffene können sich jederzeit mit einer formlosen Mitteilung unter den unten genannten Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten der CECONOMY AG wenden, um ihre Rechte nach Kapitel III der DSGVO im gesetzlich vorgesehenen Umfang geltend zu machen. Dazu zählen das Recht,

• Auskunft über die Datenverarbeitung sowie eine Kopie der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO),
• die Berichtigung unrichtiger Daten oder die Ergänzung unvollständiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO),
• unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen, sowie, falls die personenbezogenen Daten veröffentlicht wurden, die Information an andere Verantwortliche über den Antrag auf Löschung (Art. 17 DSGVO),
• unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO), sowie
• ihre personenbezogenen Daten, die sie der CECONOMY AG bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen (Art. 20 DSGVO).

Soweit die CECONOMY AG personenbezogene Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO) verarbeitet, haben Betroffene zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gem. Art. 21 DSGVO zu widersprechen. In diesem Fall wird die CECONOMY AG die betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, welche die Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Beschwerderecht

Zudem steht Betroffenen ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu (Art. 77 DSGVO). Die zuständige Aufsichtsbehörde für die CECONOMY AG ist:

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen

Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Telefon: 0211/38424-0
E-Mail: poststelle_at_ldi.nrw.de

Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Betroffene erreichen den Datenschutzbeauftragten der CECONOMY AG unter:

CECONOMY AG
Datenschutzbeauftragter
Kaistraße 3
40221 Düsseldorf
E-Mail: datenschutz_at_ceconomy.de